Associazioni e cloud: perché scegliere il digitale?

Le direttive rilasciate dal governo negli ultimi anni sembrano puntare ad una sempre maggiore digitalizzazione dell’organizzazione burocratica pubblica e privata, al fine di ottenere un maggior controllo fiscale ma anche ad uno snellimento delle procedure dato dall’interoperabilità delle varie banche dati. Anche il terzo settore può dirsi implicato in questa trasformazione: diversi dei provvedimenti introdotti con la Riforma del Terzo Settore, infatti, mirano ad orientare la gestione delle attività di utilità sociale verso un’impostazione maggiormente digitalizzata, che sposti la documentazione fondamentale di una associazione direttamente nello spazio incorporeo del cloud.

L’evoluzione a cui il terzo settore va incontro non può però essere ricondotta solamente alle imposizioni di legge, ma va ricercata anche nella consapevolezza di molti enti in merito alle infinite potenzialità del digitale per lo sviluppo di una associazione. Nonostante la mancanza di competenze specifiche possa spesso costituire un ostacolo, infatti, le possibilità offerte dalle nuove tecnologie impongono uno svecchiamento organizzativo che sappia utilizzare le risorse messe a disposizione dal digitale, tanto in merito alla gestione interna quanto in ambito promozionale.

Oltre a rendere più snella l’amministrazione ordinaria dell’organizzazione semplificando la tenuta contabile e facilitando l’accesso alle più varie informazioni, il ricorso al digitale consente di diffondere capillarmente la mission dell’associazione, rendendo note ad un pubblico sempre più ampio le attività svolte.

Utilizzare gli strumenti di misurazione offerti dal digitale, inoltre, può aiutare a comprendere meglio quale pubblico si dimostri maggiormente interessato all’operato dell’associazione, permettendo di indirizzare le risorse a disposizione verso nicchie che condividono i valori del gruppo e che si dimostreranno dunque più facilmente disposte a supportarne le iniziative.

Le potenzialità del digital nel no profit

La crescente pervasività del digital che ha caratterizzato gli ultimi anni è indubbiamente riuscita a modificare alcune modalità di azione del no profit, rendendo più diffuso il ricorso alla promozione digitale.

Ormai ampiamente adottato, l’utilizzo dei social media è diventato per molti ETS una risorsa impagabile per attrarre il pubblico e guadagnare nuovi associati, nonché, talvolta, una vera e propria fonte di sostentamento. Per riuscire a massimizzare l’utilità degli strumenti messi a disposizione dal digitale però è necessario che a quest’opera di promozione si accompagni una gestione interna digitalizzata che permetta di accogliere agevolmente quanti si trovano ad approdare alle web pages dell’ente.

Per decidere di sostenere attivamente un’organizzazione, infatti, non è sufficiente condividerne gli obbiettivi, ma bisogna attuare una serie di processi necessari a sancire l’adesione dell’individuo al gruppo, come ad esempio una registrazione e l’eventuale pagamento di una quota associativa. Rendere queste azioni facilmente accessibili anche a chi potrebbe non avere la possibilità di recarsi fisicamente in sede consente di abbattere gli impedimenti geografici ed estendere i confini della base associativa ben oltre un contesto locale, amplificando il rendimento della promozione digitale.

Perché ciò sia possibile potrebbe rivelarsi necessario ripensare l’organizzazione interna dell’associazione, ricorrendo a soluzioni gestionali in cloud che consentano una gestione agile e centralizzata di tutte le informazioni.

Gestire la tua associazione in cloud

Le risorse offerte dal digitale non si limitano a supportare la promozione delle attività svolte da una associazione, ma possono anche rendere più semplice la gestione ordinaria delle pratiche legate al suo funzionamento. Le informazioni che vengono manipolate nel corso di qualsiasi operazione burocratica funzionale all’adempimento degli obblighi di legge o allo svolgimento delle attività portate avanti dall’ente sono tantissime, e perderne anche soltanto una potrebbe portare a conseguenze molto gravi.

Accedere agevolmente a tutti i dati riguardanti lo storico dell’associazione costituisce quindi un necessità, che fino a poco tempo fa doveva scontrarsi con gli impedimenti logistici del cartaceo: una simile mole di informazioni, per giunta in costante crescita, richiedeva infatti molto spazio, e un’organizzazione impeccabile che rischiava di infrangersi contro qualsiasi piccolo imprevisto. L’avvento del digitale e la possibilità di centralizzare i dati all’interno di un cloud ha permesso di sviluppare soluzioni progettate appositamente per limitare la perdita delle informazioni e, allo stesso tempo, renderle facilmente accessibili da quanti abbiano necessità di utilizzarle.

Utilizzare lo spazio offerto da un server dislocato, oltre ad offrire livelli di sicurezza che difficilmente potrebbero essere raggiunti all’interno di una rete locale, permette anche di organizzare il lavoro amministrativo in una prospettiva smart: garantendo l’accesso ai dati da qualsiasi luogo in cui si possa utilizzare una rete internet, consente infatti di poter gestire le necessità dell’associazione con tempistiche brevi e senza essere vincolati allo spazio fisico della sede amministrativa.

Tesseramento e libro soci

Una delle funzionalità più apprezzate della gestione associativa in cloud è il tesseramento digitalizzato, che consente di acquisire i dati di quanti desiderino partecipare al sodalizio anche senza che ci sia un confronto diretto con l’organizzazione. La possibilità di avere i dati di ogni individuo già integrati all’interno del proprio software gestionale costituisce inoltre un grandissimo risparmio di tempo, facilitando di gran lunga la gestione delle tessere e delle anagrafiche.

Anche la digitalizzazione del libro soci rappresenta un’innovazione dalle grandi potenzialità: poter registrare le anagrafiche all’interno di uno spazio immateriale permette di risparmiare spazio, mantenendo contemporaneamente un livello di ordine e organizzazione delle informazioni che nessun equivalente cartaceo potrebbe garantire. La possibilità di richiamare le informazioni con un click, inoltre, può contribuire notevolmente a facilitare la gestione amministrativa dell’associazione, permettendo a chi se ne occupa di automatizzare alcuni processi e massimizzare l’efficienza del proprio lavoro, mentre chi ne usufruisce potrà godere di un servizio migliore.

Poter contare su un sistema organizzativo efficiente e consultabile da qualsiasi apparecchio connesso ad internet può rendere la gestione dell’associazione molto più semplice e versatile, facilitando gli adattamenti che l’evoluzione dell’organizzazione potrebbe richiedere o le modifiche imposte da dei cambiamenti all’interno della normativa di riferimento. Non bisogna dimenticare, infatti, che pur affermando l’obbligatorietà del libro soci per le associazioni, le disposizioni contenute all’interno della Riforma del Terzo Settore non hanno ancora definito con precisione le caratteristiche che questo documento dovrà rispettare, e qualsiasi soluzione non digitalizzata potrebbe rivelarsi inutile e obsoleta una volta che questi parametri verranno stabiliti con maggior certezza.

Un altro elemento che dovrebbe spingere a favorire l’adozione di una soluzione in cloud per la gestione della propria associazione, e in particolar modo del libro soci, è legato al tema della privacy e alla tutela dei dati personali che ogni organizzazione deve garantire ai propri aderenti. L’archiviazione centralizzata consente infatti di accedere a livelli di sicurezza informatica difficilmente replicabili, mantenendo costi accessibili anche ad una realtà di piccole dimensioni.

Bilanci e contabilità

Anche in fatto di contabilità le associazioni si trovano a dover aderire a regolamentazioni particolari, elaborate per rendere conto della complessità che contraddistingue le entrate degli enti senza scopo di lucro. Dover differenziare le diverse tipologie di proventi e registrare gli utili distinguendo le donazioni dalle quote associative o dalle entrate derivanti da attività di tipo commerciale può contribuire a generare confusione tra le scritture contabili, aumentando la possibilità di incorrere in qualche errore.

La digitalizzazione del bilancio e l’utilizzo di software in cloud pensati appositamente per rispondere a questo tipo di esigenze può offrire un aiuto significativo, limitando gli sprechi di tempo e proteggendo gli enti dalle conseguenze legali che una distrazione di questo tipo potrebbe generare. Pensati proprio per aiutare negli aspetti gestionali, i nonprofit accounting software, infatti, offrono molto spesso delle funzioni specifiche pensate per una rendicontazione complessa delle entrate e delle uscite, nonché degli strumenti dedicati alla compilazione di fatture e ricevute.

Anche in questo caso la centralizzazione dei dati offerta dall’utilizzo di una soluzione in cloud non fa che aumentarne i benefici. Poter richiamare istantaneamente qualsiasi dato può aiutare ad avere una maggior consapevolezza dell’andamento economico dell’associazione, utile tanto nell’amministrazione contabile ordinaria quanto nella realizzazione dei preventivi di bilancio.

Photo by New data services on Unsplash | vector by freepik.com | Articolo scritto da Gloria Maini