Come scrivere i tuoi verbali assemblee

Cosa sono i verbali delle assemblee associative?

Tra gli obblighi che una associazione è tenuta a rispettare compare la compilazione di tutta quella documentazione attestante la gestione dell’organizzazione, tra cui i libri contabili, i libri sociali e i verbali delle assemblee dei soci e del Consiglio Direttivo, che deve essere conservata presso la sede legale dell’associazione e resa disponibile ai soci che intendono consultarla.

Ma cosa sono i verbali assembleari?

Questi documenti possono forse essere considerati i più importanti nella gestione ordinaria di una associazione, poiché contengono al loro interno tutte le decisioni prese dall’Ente, nonché le considerazioni che hanno condotto a determinate scelte. Perché possa essere considerato esaustivo, Il contenuto dei verbali, infatti, deve riportare quanto detto nel corso delle assemblee, elencando gli argomenti all’ordine del giorno, gli associati presenti e le eventuali deleghe di voto, le opinioni in merito agli argomenti discussi e le decisioni a cui si è giunti nella fase conclusiva, descrivendo le modalità con cui è stato condotto il processo deliberativo e l’eventuale presenza di pareri contrari. La loro compilazione e il loro contenuto sono normati dall’articolo 2375 del Codice Civile, che ne determina l’obbligatorietà.

Il compito di redigere i verbali viene solitamente affidato al segretario dell’associazione, ma è usanza comune che quanto riportato venga sottoposto all’approvazione di tutti i partecipanti prima di ricevere la convalida definitiva da parte del presidente dell’associazione. Per completezza, sarebbe inoltre preferibile allegare al verbale anche un foglio presenze che attesti i nominativi di quanti hanno preso parte alla riunione, raccogliendone le firme.

I verbali assembleari vengono generalmente redatti durante lo svolgimento della riunione o in un momento immediatamente successivo, in modo da riportare nella maniera più puntuale possibile quanto espresso dai presenti, chiarendo sul momento eventuali fraintendimenti.

L’importanza dei verbali assemblee nelle associazioni

Secondo quanto riportato all’interno della legislazione italiana, l’adozione di un’organizzazione interna democratica e improntata sui principi di egualitarismo e trasparenza è una delle caratteristiche che contraddistinguono gli ETS, che sono tenuti a coinvolgere i propri soci nelle decisioni del gruppo. Tale obbligo impone alle organizzazioni che desiderano vantare tale denominazione di rendere disponibile a quanti intenderanno consultarla tutta la documentazione riguardante la gestione dell’ente, tra cui i verbali assembleari. Per quanto riguarda gli associati invece, ciò comporta il diritto a candidarsi per ricoprire ruoli direttivi, votare per l’approvazione delle decisioni più importanti e dei bilanci, ma soprattutto avere la possibilità di partecipare alle assemblee ed essere informati di quanto emerso in tali sedi qualora non possano essere presenti.

In primo luogo i verbali assembleari assolvono dunque al compito di mantenere informati i soci delle questioni discusse e deliberate nel corso dei vari incontri, fornendo informazioni preziose anche ad eventuali finanziatori o a quanti desidereranno entrare a far parte dell’associazione. Preservando la memoria dei dibattiti portati avanti all’interno dell’ente aiutano inoltre a delineare meglio la storia del gruppo, permettendo di mettere a fuoco problematiche di lungo corso che potrebbero risultare poco evidenti nell’immediato.

Non bisogna poi trascurare gli aspetti più pratici: specialmente quando il numero di partecipanti è molto ampio, è facile che le assemblee siano confusionarie e ricche di interventi che potrebbero rendere difficoltoso ricordare esattamente le conclusioni a cui si era giunti. Alcune problematiche potrebbero poi richiedere degli approfondimenti successivi, o dei pareri tecnici, in cui quanto detto in sede assembleare potrebbe avere grande rilievo. In questo ambito, i verbali consentono quindi di mettere ordine nei dibattiti, aiutando a tenere in considerazione le opinioni di ciascuno e stabilendo in maniera vincolante ed inequivocabile le decisioni finali del congresso.

Come redigere i verbali assemblee

Una volta evidenziate le molteplici funzioni che il verbale di un’assemblea può assolvere è facile comprenderne l’importanza, ma come fare per redigerlo correttamente?

Come abbiamo visto, non bisogna commettere l’errore di considerare questo documento come un semplice atto d’archivio: ricorrere al verbale può facilitare molto la gestione amministrativa ordinaria dell’ente, per questo è necessario che la sua stesura venga portata avanti considerando ciò su cui si sta lavorando come uno strumento prezioso e prestando dunque particolare attenzione a ciò che potrebbe facilitarne l’utilizzo.

Perché la comprensione del suo contenuto sia immediata, un buon verbale dovrebbe essere completo e ben strutturato. Non è necessario che contenga un resoconto integrale di quanto detto, anche se potrebbe essere utile allegare una registrazione completa della seduta in modo da fornire un riscontro puntuale di quanto riportato. Per evitare di includere informazioni superflue e dar vita ad un documento eccessivamente lungo e confusionario, solitamente si preferisce concentrarsi sulle decisioni finali piuttosto che dilungarsi troppo sui dibattiti che le hanno precedute.

Tra le informazioni imprescindibili compaiono sempre la data e il luogo dell’incontro, solitamente inseriti nell’intestazione del documento: questi dati consentono di collocare cronologicamente l’evento di cui si renderà conto. Nel corpo del testo verranno poi trattati gli argomenti oggetto di dibattito corredati dalle conclusioni.

Qualora si preferisse invece redigere un verbale più completo e approfondito si può decidere di includere all’interno di questa parte anche le affermazioni dei partecipanti, raggruppando le discussioni in base alle aree tematiche a cui si riferiscono: in tal modo, per ogni argomento sarà possibile avere una panoramica dettagliata della disanima che ha condotto ad una determinata scelta e del contributo di ciascuno. E’ buona regola inoltre assicurarsi di aver riportato correttamente quanto affermato da tutti i partecipanti sottoponendo loro una bozza del verbale e chiedendogli successivamente di sottoscrivere la copia finale.

Per facilitarne la stesura, la conservazione e la condivisione, il verbale viene solitamente redatto e trasmesso utilizzando il computer. L’utilizzo del formato elettronico può ulteriormente contribuire a rendere più semplice fare ricorso al testo qualora ce ne fosse bisogno: oltre a rendere il documento immediatamente accessibile, consente infatti, attraverso un sapiente uso della formattazione, di evidenziare i punti più importanti e raggruppare nello stesso paragrafo concetti attinenti alle stesse questioni, facilitando notevolmente la lettura del contenuto. Anche decidere di rifarsi sempre ad un modello prestabilito può costituire un aiuto visivo considerevole, rendendo più semplice a quanti leggeranno individuare prontamente le informazioni desiderate. Da un punto di vista stilistico, si usa generalmente prediligere un approccio oggettivo, in modo da rendere conto della situazione senza cadere in considerazioni personali.

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