Fatturazione elettronica: non solo obbligo ma anche opportunità

La fattura elettronica non è solo un obbligo cui adempiere ma può essere una vera e propria opportunità verso la digitalizzazione del ciclo dell’ordine e un evoluzione delle competenze aziendali.

Ma che cos’è la fattura elettronica?

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

Dal 1° gennaio 2019, è obbligatorio il ricorso alla fatturazione elettronica:

• per le operazioni con la Pubblica amministrazione;
• per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti privati (partite IVA e consumatori finali) residenti, stabiliti e identificati nel territorio dello Stato.

I soggetti non obbligati all’emissione di fatture elettroniche, sono:

• quelli che applicano il regime forfettario
• quelli che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio 
• quelli che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari.

Attraverso la fatturazione elettronica le imprese sono chiamate alla riorganizzazione delle proprie modalità di gestione delle fasi di ricezione, di contabilizzazione e di conservazione delle fatture attraverso il potenziamento del sistema informatico, oltre che ad una formazione del personale.

Significativi sono i recuperi di costi: l’Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano ha calcolato che con il passaggio alla fattura elettronica le aziende risparmiano circa 8 euro per singolo documento. Per le aziende che emettono più di 3000 fatture l’anno il risparmio si aggira tra le 7,5 e gli 11,5 euro per fattura, non dovendo più stampare, imbustare e spedire le fatture, oltre a velocizzare la relazione tra imprese e fisco, tra cliente e fornitore e ad eliminare archivi fisici e la loro manutenzione.

L’uso di un gestionale per la fatturazione, inoltre, permette di avere sotto controllo le finanze aziendali e le scadenze e i pagamenti. Può ridurre il costo di gestione di errori e correzioni, ad esempio una fattura errata nel migliore dei casi può far perdere 20-30 minuti, ma nel peggiore anche 5-6 ore di lavoro o magari costare una salata sanzione da parte dell’amministrazione finanziaria.

Ovviamente, con un sistema digitalizzato è possibile migliorare anche il processo di marketing aziendale, ad esempio attraverso l’analisi e la gestione dei clienti.

Fortunatamente oggi non è necessario un grosso investimento economico per riuscire ad adempiere alle prescrizioni legislative previste dall’introduzione della fatturazione elettronica.

Esistono diversi programmi non solo per archiviare i documenti, ma anche per gestirli in comodità.

Hydra, ad esempio, è il software non fiscale di gestione e controllo della fatturazione elettronica, ma non solo. La vera potenzialità offerta dalla fatturazione elettronica, infatti, si concretizza nell’ automatizzazione dei processi aziendali, dalla gestione dell’anagrafica per clienti, fornitori, partner, all’automatizzazione di preventivi e contratti, fino alla gestione di magazzino, ordini e e-commerce.

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