Gestire una associazione: ecco come fare

Dar vita ad una associazione può essere un’esperienza ricca e soddisfacente, soprattutto sul piano umano, e può contribuire a creare un valore sociale capace di fare la differenza nella vita di molti. Tuttavia, quando si decide di intraprendere un percorso del genere, è bene tenere in considerazione l’impegno che la gestione di una associazione richiede, assicurandosi di conoscere tutti gli obblighi e le modalità amministrative previste dalla legge.

Con l’introduzione della Riforma del Terzo Settore, le associazioni di promozione sociale che assumono la qualifica di ETS devono sottostare a quanto previsto dal D.Lgs 117/2017, anche detto Codice del Terzo Settore, che ne regolamenta la gestione e definisce i vincoli che sono tenute a rispettare. In questo articolo offriremo una panoramica molto sintetica del funzionamento di una associazione, cercando di trattare gli elementi che assumono maggior rilevanza nella sua gestione.

La funzione dello statuto

Lo statuto rappresenta uno degli elementi più importanti nella gestione di una associazione, infatti è proprio all’interno di questo atto che vengono stabiliti i principi che indirizzeranno l’operato dell’organizzazione. Oltre ad orientare le attività associative, lo statuto definisce le modalità entro cui si articolerà la struttura amministrativa del congresso, stabilendo in maniera esplicita le competenze dei vari organi e le loro responsabilità; appare dunque evidente che la sua redazione costituisce uno dei momenti più importanti nella vita di una associazione.

La stesura di questo atto avviene solitamente nei primissimi momenti di vita di una associazione, quando è più facile che ancora non si sia del tutto consapevoli di cosa significhi gestire una aps e si può più facilmente incorrere in errori. Nonostante esistano diversi modelli che offrono una panoramica indicativa di come trascrivere le informazioni necessarie, sarebbe consigliabile richiedere l’intervento di un professionista che sappia adeguare la bozza rendendola coerente con l’impostazione legislativa.

In merito ai contenuti dell’atto, è bene tener presente che saranno questi a disciplinare l’attività degli organi direttivi e l’ingresso dei nuovi membri, nonché i rapporti che potranno stabilirsi tra il gruppo e gli altri enti, pertanto bisognerebbe accertarsi che tutti i membri fondativi siano d’accordo sull’atteggiamento da tenere in merito a tali temi.

Gli organi direttivi

Come ogni organizzazione, anche le associazioni di promozione sociale necessitano della presenza di alcuni organi direttivi che si assumano la responsabilità di condurre l’operato del gruppo nella direzione stabilita dallo statuto, deliberando e prendendo decisioni che possono influenzare la storia associativa in maniera anche molto consistente. Solitamente, tali funzioni vengono ricoperte dal consiglio direttivo, a cui viene affiancato, in alcuni casi specifici, un organo di controllo.

Il consiglio direttivo è costituito da un gruppo di soci solitamente eletti dall’assemblea, ad eccezione degli amministratori che operano nella fase di creazione del congresso associativo che vengono invece designati nell’atto costitutivo, a cui sono in ogni caso tenuti a rispondere. Il compito dei componenti di quest’organo si esprime nella gestione effettiva dell’organizzazione, quindi nella compilazione della documentazione richiesta a garanzia di una corretta conduzione delle attività associative, nonché nello svolgimento delle pratiche che ne garantiscano lo sviluppo.

All’atto pratico, il consiglio direttivo è quindi tenuto a:

• Convocare periodicamente l’assemblea;
• Assicurare la corretta tenuta dei libri sociali, dei verbali assembleari e dei fogli cassa;
• Adempiere all’effettiva realizzazione di quanto deliberato nel corso delle assemblee;
• Stilare un prospetto relativo alle attività dell’ente e ai costi preventivati, al fine di sottoporlo all’approvazione dell’assemblea;
• Adempiere correttamente agli obblighi economici, burocratici e fiscali per conto dell’organizzazione.

In altri termini, si può affermare che il consiglio direttivo detenga il potere esecutivo del gruppo associativo. I membri che lo compongono possono svolgere le attività previste sia come volontari che ricevendo un compenso, a seconda di quanto previsto all’interno dello statuto. Tra gli elementi che formano il consiglio sarà necessario designare un segretario, un vicepresidente e soprattutto un presidente, che si farà carico delle responsabilità legali.

Le assemblee

Le assemblee costituiscono una parte importantissima della vita associativa: è in queste occasioni infatti che i soci si radunano per prendere le decisioni necessarie allo sviluppo dell’organizzazione e delle attività che questa intende portare avanti. Possono partecipare all’evento tutti gli individui iscritti all’interno del libro soci, che avranno egual diritto di parola, mentre, salvo diverse disposizioni riportate nello Statuto, il voto è riservato agli associati da più di tre mesi. Generalmente, ogni socio ha diritto ad un solo voto per far pesare la propria opinione in sede decisionale.

La convocazione dell’assemblea rientra nei compiti del Consiglio Direttivo, che è tenuto a svolgerlo secondo quanto illustrato all’interno dell’ art.20 del Codice Civile. La frequenza con cui i soci devono riunirsi può variare, ma è necessario che ogni anno si svolga almeno un’assemblea in cui sottoporre a tutta la compagine sociale l’approvazione del bilancio. Ulteriori convocazioni possono essere indette qualora venga ritenuto necessario dibattere di alcune questioni specifiche, o nel caso in cui almeno un decimo degli associati ne faccia richiesta.

Le competenze dell’assemblea sono molteplici e variegate, ma le più rilevanti possono essere riassunte nei seguenti punti:

• Discute e approva il bilancio;
• Attribuisce le cariche sociali, nominando il revisore dei conti e i componenti degli organi sociali;
• Delibera eventi legati alla vita dell’organizzazione, come scissioni, fusioni, trasformazioni, o lo scioglimento.
• Delibera in merito ad eventuali modifiche da apportare all’atto costitutivo o allo statuto;
• Discute delle responsabilità in capo ai componenti degli organi sociali e degli associati, promuovendo azioni di responsabilità nei loro confronti.

Le scritture obbligatorie

Tra gli obblighi previsti per le associazioni, negli art 2421 e art 2214 del Codice Civile compare la redazione e la conservazione di alcuni documenti, necessari a garantire una corretta gestione della vita associativa. Vediamoli insieme:

Il registro dei volontari

All’interno di questo registro devono essere riportati tutti i nominativi e le informazioni anagrafiche dei volontari che operano in maniera continuativa per conto dell’associazione. Qualora lo desiderassero, gli enti possono decidere di dedicare una parte di questo registro anche ai volontari occasionali. La responsabilità di redigere e conservare tale documento è da attribuire agli organi amministrativi.

Specialmente per quanto riguarda APS e ODV, per cui è previsto l’obbligo di avvalersi prevalentemente di questo genere di manodopera, il volontario non occasionale ricopre un ruolo fondamentale nelle attività della vita associativa, pertanto il legislatore ha previsto per gli ETS l’obbligo di redigere e vidimare un registro che contenga un elenco esaustivo di quanti prestano la propria opera in favore dell’organizzazione. Tale imposizione è volta a garantire che il rapporto tra l’ente e il volontario si svolga secondo i termini imposti dalla legge.

Secondo quanto espresso all’interno del decreto 6/10/2021 riportato in Gazzetta Ufficiale n.285 del 30/11/2021, prima di essere posto in uso il registro deve essere numerato e bollato da un notaio o un pubblico ufficiale abilitato che dichiari sull’ultimo foglio di quante pagine si compone, in modo che non possa essere alterato. In alternativa, è data la possibilità agli enti di ricorrere all’utilizzo di sistemi elettronici o telematici, purché questi garantiscano l’inalterabilità del contenuto e delle date in cui è stato redatto.

Il libro soci

Il libro soci è un registro obbligatorio, fondamentale per garantire un corretto sviluppo della vita associativa, Raccogliendo le informazioni riguardanti ogni membro dell’associazione, permette di tener traccia dei diritti e doveri di ogni associato, offrendo uno storico esaustivo della compagine sociale del congresso associativo.

Al suo interno devono essere riportate le anagrafiche di tutti i soci che sono entrati a far parte dell’organizzazione, ordinati cronologicamente. Devono inoltre comparire, per ognuno, le eventuali cariche sociali ricoperte, i recapiti, e le informazioni riguardanti l’avvenuto pagamento delle quote associative.

Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee

All’interno del libro delle adunanze e delle deliberazioni assembleari devono essere riportate tutte le informazioni relative alle occasioni in cui l’assemblea si è riunita, accompagnate dalla trascrizione dei verbali delle sedute redatti per atto pubblico.

Il libro delle adunanze e delle deliberazioni dei vari organi sociali

In maniera similare a quanto previsto per il libro precedente, il libro delle adunanze e delle deliberazioni dei vari organi sociali deve contenere tutti i verbali e le informazioni rilevanti relative alle riunioni dei vari organi sociali. Ogni organo è considerato responsabile della tenuta del registro a cui fa riferimento.

Le scritture contabili

Oltre a quanto riportato sopra, le associazioni sono tenute a rendicontare dettagliatamente spese e ricavi, tenendone traccia all’interno delle scritture contabili. Le forme che tali scritture devono assumere varia a seconda di varie circostanze, tra cui la consistenza delle entrate su cui l’associazione può contare.

Il bilancio

Il bilancio di esercizio costituisce uno strumento molto importante nella gestione di una associazione di promozione sociale, in quanto consente di valutare lo stato di salute dell’organizzazione e, indirettamente, il suo impatto sociale. L’introduzione dell Riforma ha imposto l’adozione di forme di rendicontazione maggiormente dettagliate, che dovranno essere necessariamente rese pubbliche tramite invio al RUNTS.

Secondo quanto previsto nell’ art 13 del d.lgs 117/2017,

“Gli enti del Terzo settore devono redigere il bilancio di esercizio formato dallo stato patrimoniale, dal rendiconto gestionale, con l’indicazione, dei proventi e degli oneri, dell’ente, e dalla relazione di missione che illustra le poste di bilancio, l’andamento economico e gestionale dell’ente e le modalità di perseguimento delle finalità statutarie. […] Il bilancio degli enti del Terzo settore con ricavi, rendite, proventi o entrate comunque denominate inferiori a 220.000,00 euro può essere redatto nella forma del rendiconto per cassa. “

Nonostante tutti gli ETS siano obbligati a tenere una rendicontazione puntuale delle proprie transazioni, possiamo notare dunque che le modalità cambiano a seconda di diversi fattori. Per un prospetto completo delle categorie delineate e della modulistica, si invita a fare riferimento a quanto riportato nel decreto del 5 marzo 2020 (Gazzetta ufficiale n. 102 del 18/04/2020)

Iscrizione al RUNTS

Con l’inaugurazione del Registro Unico del Terzo Settore, avvenuta il 23 Novembre 2021, perché una associazione possa assumere la qualifica di ETS (e possa dunque beneficiare di tutte le agevolazioni che questo comporta) è necessario che questa risulti iscritta al RUNTS.

L’onere di presentare domanda di iscrizione è demandato al rappresentante legale dell’organizzazione, che dovrà accedere alla sezione del sito del Ministero del Lavoro e delle politiche sociali dedicata al RUNTS e seguire le indicazioni. Una volta inoltrata tutta la documentazione necessaria (che dovrà essere in formato PDF e debitamente corredata di firma digitale), sarà sufficiente attendere una comunicazione da parte del Ministero che confermi l’avvenuta registrazione.

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