Digitalizzare l’azienda: le potenzialità rivoluzionarie del paperless per le imprese

L’emergenza sanitaria con cui siamo stati costretti a confrontarci ha imposto alcune profonde trasformazioni al nostro vivere quotidiano, modificando abitudini consolidate e innescando importanti processi di rinnovamento che potrebbero accompagnarci ancora a lungo. I settori toccati da questi cambiamenti sono numerosi e abbracciano aspetti del vivere molto diversi tra loro: in pochi mesi sono state stravolte le logiche che regolavano la socialità, i consumi, l’organizzazione familiare, tutto in favore di una maggior digitalizzazione che permettesse di popolare spazi digitali in mancanza dei luoghi fisici a cui eravamo abituati. Uno dei protagonisti principali di questa rivoluzione è stato indubbiamente il mondo del lavoro, che ha dovuto ripensare le proprie modalità organizzative per adattarsi alle nuove esigenze dettate da questa condizione, accelerando un processo di informatizzazione che prima sembrava avanzare con reticenza. Per molte piccole e medie imprese quella di digitalizzare l’azienda si è imposta come una scelta obbligata.

Meeting online, videocall, smart working, gestionale in cloud e cartelle condivise sono state le parole d’ordine che hanno permesso a molti di continuare a svolgere il proprio mestiere nonostante le difficoltà, ma le potenzialità di questi strumenti si spingono ben al di là dell’utilizzo che ne è stato fatto durante la situazione emergenziale e possono aiutare qualsiasi impresa nella digitalizzazione dei processi aziendali e nella loro ottimizzazione. Ripensare le modalità organizzative di una attività rappresenta una sfida di entità notevole, ma non sfruttare le opportunità offerte da questo momento storico potrebbe costare caro a tutte quelle imprese troppo affezionale alla tradizione per riuscire ad evolvere: conoscere e sfruttare nel migliore dei modi le risorse disponibili costituisce ormai un imperativo morale a cui non ci si può sottrarre.

Dematerializzazione e gestionali in cloud

Le soluzioni che possono contribuire al processo di digitalizzazione delle imprese sono molteplici e possono declinarsi in maniere differenti a seconda delle esigenze specifiche di ogni realtà tramite strumenti e funzionalità progettati su misura, ma le logiche che ne governano il funzionamento rispondono tutte ad esigenze di ottimizzazione ed efficienza. La semplificazione rappresenta un concetto chiave per la digitalizzazione dei processi aziendali, ed è orientandosi in questa direzione che bisogna ripensare le dinamiche organizzative che regolano lo spazio lavorativo: la dematerializzazione degli spazi fisici permette di comprimere all’interno di piattaforme virtuali archivi e attività aziendali, rendendone più agile la gestione, ma richiede alcune importanti modifiche che le permettano di esprimere al massimo il proprio potenziale.

Il cloud computing e l’utilizzo di software gestionali in cloud costituisce uno degli elementi fondativi di qualsiasi processo di dematerializzazione e digital trasformation, ma spesso anche una delle paure principali di chi decide per la prima volta di avviare un processo di digitalizzazione aziendale. Il timore di perdere dati importanti o di non riuscire ad accedere con la stessa immediatezza ad informazioni indispensabili può essere identificato come una delle cause che hanno impedito a molte piccole e medie imprese di tenersi al passo con i tempi, precludendo soluzioni che avrebbero invece potuto incrementare notevolmente il rendimento aziendale. Contrariamente alle aspettative dettate dal senso comune, infatti, uno dei vantaggi principali che l’utilizzo di un software gestionale in cloud offre è proprio la sicurezza: grazie all’utilizzo di server operanti in remoto e costantemente aggiornati, questo strumento permette di usufruire di sistemi di recupero dati e backup di emergenza, nonché di livelli di sicurezza informatica difficilmente replicabili all’interno dei sistemi informatici locali. L’utilizzo di un sistema di archiviazione e gestione aziendale in cloud consente anche di adattare con maggior flessibilità l’equipaggiamento hardware alle reali necessità dell’azienda, contenendo gli investimenti relativi al mantenimento degli apparecchi informatici e agli eventuali interventi di assistenza.

I vantaggi relativi alla gestione digitalizzata dei dati aziendali attraverso l’utilizzo di piattaforme in cloud si estendono anche agli aspetti più quotidiani dei processi d’impresa: facilitando lo svolgimento di diverse attività, permettono di rendere i flussi di lavoro meno gravosi e più stimolanti, riducendo il carico lavorativo e ridefinendone le modalità secondo logiche che premiano agilità ed efficienza. Anche la possibilità di automatizzare alcune procedure può contribuire al contenimento dei costi aziendali, supportando il personale nello svolgimento delle proprie mansioni e riducendo l’incidenza delle spese derivate da possibili ritardi e distrazioni attribuibili alla componente umana.

Consigli brevi per digitalizzare la tua azienda:

• Scegli un gestionale in cloud ricco di funzioni e che possano essere personalizzate in base alle tue necessità: digitalizzare l’impresa significa anche renderla più semplice da gestire!
• Affidati ad un software che ti permetta anche di monitorare le statistiche relative alla tua attività, ti aiuterà a tenere sotto controllo facilmente i risultati del tuo lavoro e gli aspetti che potrebbero essere migliorati.
• Assicurati di utilizzare password sicure e connessioni affidabili per accedere ai tuoi dati: il cloud è un posto sicuro, ma anche i dispositivi con cui accedi possono essere una porta di accesso alle tue informazioni.

Smart working e processi di digitalizzazione: l’efficienza del paperless

La dematerializzazione degli uffici e la digitalizzazione degli archivi aziendali costituisce un passaggio obbligato per qualsiasi processo di rinnovamento consapevole, finalizzato ad adeguare le dinamiche d’impresa al progresso tecnologico che ha interessato gli ultimi decenni. Le difficoltà affrontate nel corso degli ultimi mesi hanno indubbiamente dimostrato l’assoluta necessità di abbandonare la concezione del lavoro che ha accompagnato il pensiero comune fino ad oggi, stimolando l’adozione di politiche aziendali mirate ad integrare agli strumenti tradizionali nuove modalità partecipative.

A fronte dei limiti imposti dall’abbandono repentino dei luoghi che per anni hanno ospitato l’attività lavorativa di molti, il remote working ha permesso di ripensare i processi aziendali evidenziando i vantaggi che il lavoro agile può portare ad un’impresa. Contrariamente alle logiche di controllo che avevano spinto ad accentrare le risorse in uno spazio fisico limitato, la creazione di contesti produttivi aperti e condivisibili a distanza ha permesso a molti di coniugare più efficacemente i propri impegni personali con le esigenze lavorative, incrementando di fatto il rendimento del personale di diverse imprese. Oltre ad investire sul benessere delle risorse umane, il ricorso allo smart working e alla gestione digitalizzata dei processi di impresa permette di ridurre drasticamente gli investimenti destinati all’allestimento degli spazi lavorativi, riducendo drasticamente le spese di gestione e di mantenimento dei locali.

Anche all’interno di questa trasformazione la digitalizzazione dei processi aziendali ricopre un ruolo fondamentale: permettendo di accedere in maniera immediata a qualsiasi dato, in qualsiasi momento e soprattutto da qualsiasi luogo, consente al lavoratore di svolgere le sue mansioni prontamente e in qualsiasi situazione. I vantaggi derivati dalla conversione al digitale non riguardano soltanto le aziende di grandi dimensioni che si trovano a dover gestire processi articolati in cui sono coinvolti numerosi dipendenti, ma possono essere sfruttati anche dalle PMI e dalle Associazioni del terzo settore che hanno la necessità di elaborare operazioni e informazioni diverse in maniera semplice e veloce. Svincolando l’operato dell’organico dai limiti del cartaceo, la digitalizzazione dati e la creazione di procedure totalmente paperless consente di gestire la maggior parte delle procedure aziendali da remoto, aiutando anche le piccole e medie imprese nell’ottimizzazione dei tempi e degli impegni.

Consigli brevi per dematerializzare efficacemente i processi d’impresa:

• Organizza video chiamate e meeting online per favorire la collaborazione: si può lavorare insieme anche senza essere nella stessa stanza!
• Assicurati che i tuoi dipendenti sappiano utilizzare nel migliore dei modi gli strumenti a loro disposizione, li aiuterà a sentirsi più a loro agio con i compiti assegnati e a svolgere meglio le loro mansioni.
• Indici delle sessioni periodiche di formazione e aggiornamento che aiutino i tuoi dipendenti a conoscere meglio le strategie più efficaci per preservare i dati aziendali