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Le disposizioni legislative in materia di associazionismo richiedono la necessità di conservare alcuni documenti, tra questi uno dei più importanti è sicuramente il Libro Soci.
Cos’è Libro Soci?
É il documento che riporta le informazioni necessarie all’identificazione delle persone iscritte (o aderenti) all’ente associativo. Permette quindi di individuare tutte le persone che possono godere dei diritti e assolvere ai doveri statutari. Si pensi ad esempio al diritto di voto in assemblea, alla possibilità di partecipare alle attività associative, di candidarsi alle cariche associative, ecc.
Cosa deve contenere il Libro Soci? Ovvero: come si compila il Libro Soci di un’associazione?
Dal punto di vista legislativo la forma del documento è assolutamente libera, può infatti trattarsi di un vero e proprio registro cartaceo o essere in formato digitale.
E’ fondamentale che l’organizzazione del libro sia funzionale quindi rispetto al contenuto è imprescindibile che contenga i seguenti dati:
- nome e cognome
- data e luogo di nascita
- indirizzo di residenza
- codice fiscale
- data di ammissione
- rinnovo della quota associativa
Non è previsto obbligo di vidimazione da parte di un pubblico ufficiale (Notaio, Segretario Comunale). Tuttavia un’eventuale firma a margine – da parte di un membro scelto – permette di conferire maggiore garanzia in merito all’appartenenza del libro all’associazione, e l’immodificabilità dei dati.
In ultimo si tenga in considerazione il rispetto del principio che non possono essere previsti soci a tempo determinato, di conseguenza, non è corretto tenere il “libro soci anno XX”, perchè il libro soci è unico e va semplicemente aggiornato inserendo i soci nuovi e annotando quelli decaduti o dimissionari.
Deve essere conservato presso la sede legale, e deve essere esibito, su richiesta, agli enti preposti come l’Agenzia delle Entrate, la Guardia di Finanza i Vigili Urbani e le forze dell’ordine.
Quando è obbligatorio il Libro Soci?
Per gli Enti del Terzo Settore quindi per tutti i soggetti che saranno iscritti al Registro Unico del Terzo Settore (RUNTS) l’obbligo è sancito dall’art. 15 del D.Lgs 117/2017 (Codice del Terzo Settore), mentre, per le altre realtà associative, il Codice Civile in merito alla tenuta dei libri sociali, e nello specifico del libro soci, non prevede alcun obbligo particolare.Tuttavia se si riprende il disposto dell’art. 16 del Codice Civile per le associazioni riconosciute, dove è sancito che l’atto costitutivo e lo statuto devono indicare le condizioni per l’ammissione degli associati, che si applica per analogia anche alle associazioni non riconosciute il libro diventa obbligatorio, seppur si possa tenere in forma libera.
Tuttavia è più che consigliato averlo poiché:
- rendere più agevole la gestione degli iscritti, attraverso la raccolta di dati anagrafici, di elementi in merito all’iscrizione, al rinnovo annuale, alle cariche e ai diritti e doveri in base al tipo di sottoscrizione (ad esempio, socio ordinario, volontario o socio che ricopre un ruolo in eventuale comitato o consiglio direttivo ecc…)
- favorisce eventuali controlli sia interni che da parte di terzi, in particolare sulla reale sussistenza dell’associazione, garantendo e dimostrando la realtà dell’attività associativa.
Quali sanzioni in caso di mancata tenuta del Libro Soci?
Gli enti associativi devono poter fornire la prova che la vita associativa è reale e conforme allo Statuto e che non è temporanea al solo fine di ottenere agevolazioni fiscali e servizi.
In caso di accertamento il Libro Soci può fornire una prova della “vita associativa”.
